Quel avenir pour le Flex Office ?

Quel avenir pour le Flex Office ?

Le concept de Flex Office se définit comme  » l’absence d’attribution d’un poste de travail précis à un salarié « . En d’autres termes, fini le bureau personnel !

Chaque jour, à l’heure d’arrivée dans les locaux, c’est la chasse au trésor, ou plutôt la quête du poste libre.

Cette nouvelle forme d’organisation est née d’un triple constat :

  • Une baisse du taux d’occupation des postes de travail, qui a un réel coût au mètre carré pour les entreprises,
  • Une ère du digital et des nouvelles technologies, qui facilitent l’organisation et l’accès aux outils de travail,
  • Des employés attachés à leur qualité de vie au travail et leur confort, qui accordent de plus en plus d’importance à la convivialité et l’ambiance présentes dans leurs locaux.   

De plus en plus d’entreprises suivent donc la tendance. D’après une étude réalisée par IPSOS en 2017, près de 77 % des entreprises auraient déjà testé ce concept.

Mais d’après le baromètre Actineo/Sociovision de la qualité de vie au travail, ce serait 14 % des actifs, en 2019, qui seraient directement concernés par le Flex Office (contre 6 % en 2017) bien que 40 % d’entre eux se disent ouverts à cette idée.

Alors bonne ou mauvaise idée ? Comment les employés vivent-ils la situation ? Nous allons essayer de disséquer les dessous de ce concept  » révolutionnaire « , du point de vue des salariés.

Avantages et inconvénients du Flex office

Les plus

Tout le monde est logé à la même enseigne, même les directeurs. Ce nouveau mode d’organisation facilite et favorise évidement les rencontres entre salariés et les échanges entre collaborateurs. À l’heure où les frontières entre les postes sont de plus en plus fines, il encourage indéniablement la communication et l’entre-aide entre collègues.

Un autre avantage, il favorise indirectement le rangement, puisque chaque jour il faut ramener ses affaires dans son casier et laisser place nette pour le suivant. Ceci constitue également un véritable avantage pour les personnes chargées de la maintenance.

Enfin, le mobilier utilisé, souvent évolutif, récent et donc moderne correspond davantage aux attentes des salariés d’aujourd’hui.

Les moins

Cette course aux places matinales constitue un véritable facteur de stress pour près de 24 % des employés d’après le baromètre Actineo/Sociovision de la qualité de vie au travail.

Le second vrai bémol est l’acoustique et les soucis de confidentialité qui émanent de ce nouveau concept de Flex Office. Aussi, la nécessité de devoir ranger quotidiennement ses affaires constitue pour certaines personnes une réelle frustration et perte de temps.

Enfin, de ce nouveau concept découle également d’autres problèmes liés à l’hygiène et la propreté. En cas de problème, comment savoir qui est responsable ?

Notre étude Onet x IPSOS révèle d’ailleurs que le Flex Office exacerbe les tensions liées au manque de propreté ; il est source de conflit pour 6 salariés sur 10 en Flex Office, contre 50 % pour l’ensemble des salariés.

Mais que souhaitent les salariés ?

Les salariés souhaitent du confort et de la convivialité avant tout !

En effet, face à l’essor du télétravail et du nomadisme, les entreprises cherchent de plus en plus à créer une ambiance cosy au travail, proche de celle que les employés pourraient trouver chez eux ou dans un café.

De nos jours il n’est pas rare de mélanger les styles et le mobilier : fini les bureaux uniformes, place aux canapés, aux poufs, tables hautes, tables rondes, écrans et autres pour plus de créativité !

Deux autres notions primordiales aux yeux des employés : l’espace et le calme. Pour cette dernière, les entreprises trouvent des solutions comme les « bulles de confidentialité », sorte de petites cabines insonorisées.

Et dans l’idéal ?  Que veulent le plus nos collaborateurs ? D’après le webzine My Happy Job, du top trois ressortent : la salle de repos, le réfectoire et les espaces verts.

Et qu’en est-il pour les entreprises ?

Quelles solutions existe-t-il pour aider les entreprises à passer le cap du Flex Office ?

Et pourquoi pas le leasing ?

C’est le géant de l’ameublement Ikea qui est à l’origine de cette idée. Copier le modèle de l’industrie automobile, qui pratique le leasing depuis de nombreuses années déjà, lui semble être la solution idéale pour répondre à la demande et aux attentes de ses clients.

Louer son mobilier de bureau au lieu de l’acheter permettra aux entreprises, de plus en plus concernée par le cycle de vie de ses produits, de s’adapter (embauches, rachat ou cession d’une division, etc.), se renouveler ou se moderniser plus souvent et plus facilement.

La mise à disposition de ce « parc de mobilier de bureau » moyennerait évidemment un loyer ou par la suite un abonnement. L’enjeu majeur reste de passer d’une logique d’achat avec amortissement à de la gestion et de l’usage.

Mais la tendance pour l’économie « collaborative », nourrie par la crise et l’essor d’Internet, qui connaît depuis quelques années un boom incroyable, devrait aider à changer les mentalités. Aujourd’hui, on partage tout : voitures (Uber, Blablacar), maisons (Airbnb), idées (Trello) mais aussi financements (KissKissBankBank).

On ne cherche plus à posséder, on souhaite avant tout à expérimenter !

Quel avenir pour le flex office ?

Les nouveaux modes de travail se démocratisent, on peut donc se demander quel sera l’avenir du Flex Office ?

Les nouvelles technologies vont indéniablement avoir un rôle important à jouer et viendront même améliorer certains points faibles du concept. On peut, par exemple, imaginer du mobilier et des interfaces connectés qui permettraient de géolocaliser un collaborateur dans l’espace, ou bien un emplacement libre au sein du Flex Office pour s’y installer plus simplement.

Cette hyper-connectivité pourrait également permettre aux entreprises de détecter la sous-occupation de certaines zones, ajuster la demande et de ce fait mieux gérer l’espace.

En tout état de cause, et au vue de la multiplicité de solutions qu’offre le Flex Office, la propreté est essentielle pour que les salariés disposent agréablement de ces espaces. Onet a, d’ailleurs, développé une solution ludique et originale sous forme de quiz qui a pour vocation de diminuer les conflits au sujet de la propreté entre collaborateurs.

Ce quiz permet en quelques minutes de déterminer son profil vis-à-vis de la propreté et de découvrir les trucs et astuces pour mieux vivre ensemble au travail.